Pengertian Manajemen Proyek

Pengertian manajemen proyek (project management) adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian baik menjalankan dan mengendalikan untuk bisa mencapai tujuan proyek.

Definisi manajemen proyek adalah sebuah aktivitas untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengontrolan sumber daya organisasi yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu.

Proyek adalah suatu kegiatan yang bersifat sementara yang ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu penyelesaiannya, biasanya dibatasi oleh waktu dan juga sumber pendanaan dalam mencapai tujuan dan hasil spesifik dan unik.

Tujuan Manajemen Proyek

Aktivitas yang ada pada sebuah proyek berbeda dengan kegiatan rutin yang dilakukan pada sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini tentu saja akan berdampak pada manajemen yang dilakukan oleh para pemegang kendali proyek. 

1.  Mengelola Risiko

Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari ’trial and error’ selama menjalani prosesnya. Risiko bisa saja mengganggu keberlangsungan suatu proyek, namun bukan berarti tidak bisa dikelola. Dengan melakukan manajemen proyek, Anda dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.

2.  Memaksimalkan Potensi Tim

Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran penting dalam melaksanakan proyek. Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek.

3.  Menciptakan Perencanaan yang Tepat

Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas.

4.  Memanfaatkan Peluang

Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah peluang untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan.

5.  Mengelola Integrasi

Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur yang tepat dibutuhkan integrasi antara sistem, proses bisnis, dan organisasi. Kesinambungan antara 3 elemen tersebut membuat kunci dari nilai sebuah proyek tetap terjaga, sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek berperan penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan integrasi..

Tahapan Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Menganalisis tahapan ini dilakukan agar proses manajemen proyek tepat guna dan tepat sasaran sesuai perencanaan. Berikut tahapannya :

  • Project Definition (Pendefinisian Proyek)

Yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.

  • Project Initiation (Inisialisasi Proyek)

Yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.

  • Project Planning (Perencanaan Proyek)

Yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada project planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup suatu proyek.

  • Project Execution (Pelaksanaan Proyek)

Yaitu melaksanakan pekerjaan agar proyek yang diinginkan dapat berhasil sesuai dengan keinginan.

  • Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek)

Yaitu pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.

  • Project Closure (Penutupan Proyek)

Yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.

Fungsi Manajemen Proyek

Berikut ini terdapat beberapa fungsi dari manajemen proyek, yakni sebagai berikut:

Planning (Perencanaan)

Planning merupakan proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Dengan melakukan planning menajemen proyek akan berlancar lebih baik karena telah direncanakan secara matang dan menghindari kekacauan setelahnya.

Penjadwalan (Scheduling)

Manajer proyek harus bertanggung jawab atas penjadwalan seluruh kegiatan proyek. Dengan melakukan schduling justru itu akan membuat semua berjalan dengan baik dan cepat karena setiap pekerja sudah tau apa yang akan dikerjakan.

Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan dan memberikan motivasi kepada anggota

kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Directing (Pengarahan)

yaitu mengarahkan seluruh kegiatan tim dalam proyek. Pengarahan memang penting karena setiap tim masih butuh dituntun untuk mengerjakan pekerjaan mereka agar hasil mereka lebih maksimal.

Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dengan melakukan controlling tidak akan terjadi suatu hal yang berpengaruh pada jalannya suatu proyek.

Closing (Penutupan) yaitu dimana manajer proyek seharusnya selalu menilai keberhasilan atau kegagalan pada kesimpulan dari proyek yang dijalani. Agar pekerjaan selanjutnya dapat dikerjakan dengan lebih baik lagi dan membuat tim bersemangat.

Oleh:

Lutfia Mila Anggraeni

Leave a Comment